До передачі документів підприємства, що ліквідується, необхідно підготувати та подати заяву на ім'я голови районної державної адміністрації за місцем реєстрації юридичної особи про передачу документів на зберігання до архівного відділу у зв'язку із ліквідацією підприємства.
Документи впорядковуються по особовому складу підприємства за весь час його роботи, а також архівні документи, строки зберігання яких ще не закінчились. Такі документи формуються у “справи” за місяцями, а у випадку особового складу — у алфавітному порядку, нумерація аркушів справи обов'язково здійснюється олівцем. Разом із описами (складається у двох примірниках) “справи” передаються до перевірочної комісії відповідного архівного органу, після чого прошиваються та передаються на зберігання у державний архів.